한국 급여명세서와 다른 점
가장 크게 다른 것은 세금 계산 방식입니다. 한국은 간이세액표로 매달 떼고 다음 해 초에 연말정산으로 맞춥니다. 인도는 신 소득세법(Income-tax Act, 2025) s.392(구 s.192)에 따라 회사가 회계연도 초에 그 직원의 연간 소득을 추정해 연 세액을 먼저 산출하고, 그것을 남은 개월 수로 나눠 매달 원천징수(TDS)합니다. 그래서 급여가 그대로여도 투자 증빙 제출 여부에 따라 1~3월 TDS가 갑자기 몇 배로 뛸 수 있습니다. 직원이 '왜 이번 달만 세금이 이렇게 많냐'고 물어오는 대부분의 원인이 이것입니다. 2026년 4월 1일 신법 시행으로 바뀐 것은 조문·서식 번호이고 계산 방식은 그대로입니다. 2026년 3월분까지의 명세서에는 구 소득세법(1961)이 적용됩니다.
두 번째는 회계연도입니다. 인도 회계연도는 4월 1일에 시작해 다음 해 3월 31일에 끝나며, 신법은 이를 과세연도(Tax Year)라고 부릅니다. 4월이 1월차이므로 명세서와 급여대장을 만들 때 월 순서를 4월부터 세는 습관을 들여야 합니다. 세 번째는 사회보험 구조입니다. 한국의 4대보험 대신 EPF(퇴직기금)·EPS(연금)·ESIC(의료보험)·Professional Tax(주세)·LWF(노동복지기금)가 각각 다른 법과 다른 상한으로 굴러갑니다. 네 번째는 금액 표기입니다. 인도는 12,34,567처럼 라크(10만)·크로르(1,000만) 단위로 자릿수를 끊고, 문서에는 숫자와 함께 영문 금액 표기를 넣는 것이 관행입니다. 마지막으로 전자 발행 명세서에는 'This is a computer generated payslip and does not require signature.' 문구를 넣어 서명 없이도 유효함을 밝힙니다.
UAN · ESIC 번호 · PAN이 무엇인가
UAN(Universal Account Number)은 EPFO가 근로자에게 부여하는 12자리 번호입니다. 핵심은 '평생 하나'라는 점입니다. 회사를 옮겨도 UAN은 그대로 두고 그 아래에 새 회사의 회원 ID(Member ID)가 붙는 구조라, 이직할 때 이 번호로 EPF 잔액을 이전합니다. 신입 직원이 '전 직장에서 EPF를 냈다'고 하면 새 UAN을 만들지 말고 기존 UAN을 받아 연결해야 합니다. 회사가 실수로 UAN을 중복 생성하면 나중에 EPFO에 통합 신청을 해야 하고, 그 사이 퇴직금 청구가 막힙니다.
ESIC 번호(IP Number)는 종업원국가보험 가입자 번호(10자리)입니다. 월 ESI 임금이 ₹21,000 이하인 근로자가 대상인데, 2025년 10월분까지는 ESI Act에 따라 총급여가 그 임금이었고 2025년 11월분부터는 사회보장법전(Code on Social Security, 2020)의 임금 — 기본급 + DA, 사용자 PF 기여까지 넣은 총보수의 절반까지 가산 — 입니다. 그래서 총급여로 볼 때보다 훨씬 많은 직원이 대상이 됩니다. 가입되면 본인과 부양가족이 ESIC 지정 병원에서 진료를 받습니다. 급여 인상으로 상한을 넘어도 그 기여기간(4~9월 또는 10~3월)이 끝날 때까지는 계속 공제해야 하는 점이 실수가 잦은 부분입니다(2025년 11월 20일까지는 ESI Act, 2026년 5월 8일부터는 S.O. 2351(E) — 그 사이에는 이를 정한 규정이 없었습니다). PAN은 소득세 식별번호(10자리)로, 직원이 PAN을 제출하지 않으면 신 소득세법 s.397(2)(구 s.206AA)에 따라 원천징수율이 20%까지 올라갑니다. 이 세 번호를 명세서에 찍어 두면 직원이 연간 세액 명세서(Form 168, 구 Form 26AS·AIS)·EPFO 패스북과 대조할 수 있어 문의가 크게 줄어듭니다.
무급결근(LOP)을 어떻게 처리하나
LOP(Loss of Pay)는 연차가 남지 않은 상태에서 결근한 일수입니다. 인도 명세서는 총 근무일(Total Days)과 유급 근무일(Days Paid), 그리고 LOP 일수를 나란히 표기해 직원이 감액 사유를 스스로 확인할 수 있게 합니다. 계산은 단순합니다. 지급 항목에 (유급 근무일 ÷ 총 근무일)을 곱합니다. 이 도구의 'LOP 자동 비례 감액' 스위치가 그 계산을 대신합니다. 총 근무일을 그달 달력 일수로 잡을지 26일 고정으로 잡을지는 회사 규정 문제이며, 한 번 정하면 바꾸지 않는 것이 좋습니다.
주의할 것은 공제 항목입니다. 공제는 비례해서 줄이는 것이 아니라 다시 계산해야 합니다. EPF는 감액된 기여임금(기본급+DA, 2025년 11월분부터는 기본급+DA가 감액된 총보수(사용자 PF 기여 포함)의 절반에 못 미치면 절반까지 가산)을 기준으로 12%를 다시 매기고(임금 상한을 쓰는 회사라면 감액 후 기여임금이 상한 아래로 내려갔는지 확인해야 합니다. 그 급여 월의 상한은 계산기의 EPF 설명에 나옵니다), Professional Tax는 그달 실제 총지급액이 어느 슬랩에 들어가는지 다시 판정합니다. 급여가 줄어 슬랩이 내려가면 직업세도 줄어듭니다. 그래서 이 도구는 공제 항목을 자동으로 비례 감액하지 않고, 대신 '현재 지급 항목으로 법정 공제만 다시 계산' 버튼을 따로 두었습니다.
발행 전 마지막 점검
명세서를 내보내기 전에 네 가지를 확인하세요. 첫째, 총 공제액이 총지급액의 50%를 넘지 않는지 봅니다. 임금지급법 s.7(3)은 공제 총액을 임금의 50%(협동조합 대출 상환이 포함되면 75%)로 제한합니다. 둘째, EPF 금액이 회사 정책과 맞는지 봅니다. 임금 상한을 적용하면 상한의 12%가 표준이고, 상한 없이 전액 기준으로 납부하는 회사라면 기본급의 12% 전액이 됩니다. 상한은 2026년 9월에 올랐으므로(S.O. 5109(E)) 상한 기준 금액은 2026년 10월분부터 달라졌고, 9월분은 두 상한을 달력 일수로 나눠 계산합니다(시중에 도는 EPFO FAQ의 방식으로 공식 회람으로는 확인되지 않았고, 9월 전체에 새 상한을 적용하는 자문 의견도 있습니다). 두 방식을 직원마다 다르게 쓰면 감사에서 지적받습니다.
셋째, 지급일이 법정 기한 안인지 봅니다. 임금법전 s.17은 월급제 근로자의 임금을 다음 달 7일까지 지급하도록 정합니다. 넷째, 발행 후 신고 일정을 챙깁니다. EPF ECR 납부와 ESIC 납부는 다음 달 15일, TDS 납부는 다음 달 7일, 분기 급여 TDS 신고서는 분기 종료 다음 달 말일(FY 2025-26의 1~3월 분기는 2026년 5월 31일)입니다 — 2026년 4~6월 분기부터 Form 138, 그 이전 분기는 구 Form 24Q입니다. 연간 원천징수증명서는 6월 15일까지 교부하며, FY 2025-26분은 구 Form 16, 2026-27 과세연도분부터는 Form 130(2027년 6월 첫 교부)입니다. 급여명세서는 임금대장과 함께 최소 3년간 보존해야 하며, 근로감독관이 요구하면 제시해야 합니다.